CASE
STUDY
WYZWANIE
Firma Jurek Catering zgłosiła się do nas z chęcią zautomatyzowania mozolnego i czasochłonnego procesu obsługi klienta. Obejmował on m.in. tworzenie ofert, umów oraz wielu innych dokumentów niezbędnych do realizacji zleceń. W przypadku większych imprez przygotowanie wszystkich materiałów potrafiło zajmować nawet 3 godziny.
ROZWIĄZANIE
Rozwiązaniem było wdrożenie dwóch oddzielnych automatyzacji. Pierwsza została przygotowana specjalnie z myślą o obsłudze wesel, natomiast druga odpowiadała za tworzenie dokumentów cateringowych. Dzięki temu proces został uporządkowany i dopasowany do specyfiki różnych typów zleceń. Automatyzacje obejmowały pełne generowanie wszystkich dokumentów potrzebnych do realizacji zamówienia. Wystarczyło przygotować jedną ofertę, a system sam tworzył z niej komplet materiałów, takich jak umowy, potwierdzenia czy dodatkowe załączniki.
WYNIK
W efekcie jesteśmy w stanie skracać czas generowania dokumentów z około trzech godzin do nawet pięciu minut przy największych zleceniach. Cały proces funkcjonuje bez zarzutu i pozwala nam szybciej obsługiwać klientów. Wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu dzięki wdrożeniu dysku OneDrive, który centralizuje zarządzanie plikami. Dzięki temu nikt z zespołu nie musi przesyłać korespondencji mailowo, a wszystkie potrzebne materiały mamy zawsze pod ręką.
OPIS PROJEKTU
Dla zespołu było to duże wyzwanie, ponieważ musieliśmy znaleźć rozwiązanie dla procesu, w którym pojawia się wiele dynamicznych elementów. Każde zamówienie cateringowe wiąże się z masą zmiennych, takich jak różne zestawy dań, podejścia do obsługi czy indywidualne wymagania klientów. Dzięki odpowiednio zaprojektowanym automatyzacjom udało się uporządkować ten złożony proces i sprawić, że obsługa nawet najbardziej skomplikowanych zleceń przebiega sprawnie i bezbłędnie.
OPINIA KLIENTA
"Współpraca przebiegła bardzo sprawnie i profesjonalnie. Otrzymaliśmy dokładnie taki rezultat, jakiego oczekiwaliśmy, a cały proces wdrożenia automatyzacji został przeprowadzony bezproblemowo. Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektów oraz z pracy młodego zespołu, który wykazał się dużym zaangażowaniem i świeżym podejściem do naszych potrzeb."
Aleksander Jurek, Właściciel
Chcesz uzyskać podobne wyniki? Umów się na konsultacje!
Umów się i zobacz jak u Ciebie automatyzacja oraz AI mogą pomóc Twojej firmie!