CASE
STUDY
WYZWANIE
Firma Odrapasti Catering zgłosiła się do nas z chęcią zautomatyzowania mozolnego i czasochłonnego procesu obsługi klienta. Obejmował on m.in. tworzenie ofert, umów oraz wielu innych dokumentów niezbędnych do realizacji zleceń. W przypadku większych imprez przygotowanie wszystkich materiałów potrafiło zajmować nawet 3 godziny.
ROZWIĄZANIE
Rozwiązaniem było wdrożenie dwóch oddzielnych automatyzacji. Pierwsza została przygotowana specjalnie z myślą o obsłudze wesel, natomiast druga odpowiadała za tworzenie dokumentów cateringowych. Dzięki temu proces został uporządkowany i dopasowany do specyfiki różnych typów zleceń. Automatyzacje obejmowały pełne generowanie wszystkich dokumentów potrzebnych do realizacji zamówienia. Wystarczyło przygotować jedną ofertę, a system sam tworzył z niej komplet materiałów, takich jak umowy, potwierdzenia czy dodatkowe załączniki.
WYNIK
W efekcie jesteśmy w stanie skracać czas generowania dokumentów z około 60 minut do nawet 3 minut przy największych zleceniach. Cały proces funkcjonuje bez zarzutu i pozwala nam szybciej obsługiwać klientów. Wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu dzięki wdrożeniu dysku Drive, który centralizuje zarządzanie plikami. Dzięki temu nikt z zespołu nie musi przesyłać korespondencji mailowo, a wszystkie potrzebne materiały mamy zawsze pod ręką.
Dodatkowo największa oferta (dotychczas), która została wygenerowana dzięki temu systemowi to ponad 12 tyś. złotych co pokazuje że przy większych zleceniach to rozwiązanie również sprawdza się bardzo dobrze.
OPIS PROJEKTU
Dla zespołu było to duże wyzwanie, ponieważ musieliśmy znaleźć rozwiązanie dla procesu, w którym pojawia się wiele dynamicznych elementów. Każde zamówienie cateringowe wiąże się z masą zmiennych, takich jak różne zestawy dań, podejścia do obsługi czy indywidualne wymagania klientów. Dzięki odpowiednio zaprojektowanym automatyzacjom udało się uporządkować ten złożony proces i sprawić, że obsługa nawet najbardziej skomplikowanych zleceń przebiega sprawnie i bezbłędnie.
OPINIA KLIENTA
"Współpraca przebiegła bardzo sprawnie i profesjonalnie. Otrzymaliśmy dokładnie taki rezultat, jakiego oczekiwaliśmy, a cały proces wdrożenia automatyzacji został przeprowadzony bezproblemowo. Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektów oraz z pracy młodego zespołu, który wykazał się dużym zaangażowaniem i świeżym podejściem do naszych potrzeb."
Filip
Chcesz uzyskać podobne wyniki? Umów się na konsultacje!
Umów się i zobacz jak u Ciebie automatyzacja oraz AI mogą pomóc Twojej firmie!